Учимся работать в Excel – пошаговая инструкция, основные функции

Содержание

Как использовать функцию ЕСЛИ в Excel — пошаговая инструкция (2018)

Учимся работать в Excel - пошаговая инструкция, основные функции

Excel является универсальным и удобным офисным продуктом, позволяющим выполнять простые алгебраические, статистические процедуры, составлять таблицы, проводить математический анализ данных.

Программа многофункциональная, имеет так много возможностей, что большинством из них даже и не пользуется рядовой юзер.

В данном материале рассмотрена функция ЕСЛИ в Excel, приведены примеры ее использования.

Общая информация

Что же делает данная функция, для чего она нужна и какое значение имеет?

Возможность пользуется существенной популярностью, и, упрощая, дает возможность увидеть, как результат будет при выполнении тех или иных действий.

То есть логически помогает сравнить полученные значения с ожидаемыми результатами.

Справочный центр Windows описывает функционал этой возможности одной фразой: если это верно, то сделать это, если же не верно, то сделать иное.

Очевидно, что при таком значении функция имеет два результата.

Первый – получаемый в случае, когда сравнение верное, второй – когда сравнение неверное.

Говоря кратко, это логическая функция, которая нужна для того, чтобы возвращать разные результаты в зависимости от того. Каким образом и насколько сильно изменилось изначальное условие. Для корректной работы ЕСЛИ обязательно требуется две составляющие логической задачи:

  • Изначальное условие, для проверки которого и применяется ЕСЛИ;
  • Правильное значение – то значение, которое будет возвращаться каждый раз, когда логические алгоритмы расценивают изначальное условия, как соответствующее истине.

Имеется и третья составляющая – ложное значение. Оно возвращается всегда, изначальное условие расценено логическими алгоритмами как ложное.

Но так как в процессе работы с функцией такое значение может не появиться вовсе, наличие такого значения не является обязательным.

Начало работы

Использование оператора простое и понятное. Однако, перед его вызовом, подумайте, почему он вам необходим.

Часто, использование его имеет не столь много смысла для рядового пользователя, так как при простых формулах построить логическую цепочку «что будет, если условие

А будет выполнено, что будет, если его не выполнять» построить достаточно просто.

Потому многие пользователи считают возможность излишней. Более того, с непривычки работать с ней может быть неудобно, а при нарушении логической последовательности выполнения тех или иных действий при ее использовании, она способна исказить результаты и запутать юзера. Потому применяйте ее только тогда, когда точно знаете, как и для чего вы это делаете?

Пример 1

Это простой пример с вводом только одного простого условия для данной функции.

Мы задаем значение А1 и проверяем, что будет, если оно больше 30, или меньше или равно 30.

В ходе выполнения операции функция сравнивает значение, указанное в графе А1 с 30.

Для выполнения проверки действуйте следующим образом:

  • Пропечатайте исходное значение А1 в любой удобной ячейке (у нас это А1);
  • Нажмите на ячейку, в которой вы хотите, чтобы отображался результат работы функции (у нас это В1);
  • Кликните по ячейке В1 дважды левой клавишей и как только в ней появится курсор, введите =Е;
  • Откроется список доступных функций с название, начинающимся на букву Е – выберите в нем ЕСЛИ, кликнув по ней в списке дважды;
  • Ячейка заполнится и после слова ЕСЛИ откроется скобка – теперь вам нужно ввести условия;
  • Нажмите левой клавишей однократно на ячейку А1 – она отобразится рядом со скобкой;
  • Далее введите текстом без пробелов A1>30;»больше 30″;»»» меньше или равно 30″;
  • Закройте скобку и нажмите Enter;
  • В зависимости от изначального значения, указанного в А1, результат, отображаемый в ячейке В1 будет меняться – при значении, равном 30, результат «меньше или равно 30», такт как именно такое условие задано;
  • При вводе цифры 20 в ячейку А1 результат будет «меньше или равно 30», так как это тоже соответствует условию;
  • При вводе цифры 40 в ячейку А1 результат будет, соответственно, «больше 30».

Это самый простой пример работы данной функции, но для того, чтобы она действовала корректно, следите, чтобы введенная формула отвечала нескольким правилам:

  • Была введена без пробелов;
  • Буквенное значение функции прописывалось в кавычках (обратите внимание, что во всплывающем окне, появляющимся при наведении курсора на ячейку с формулой, отображается ее рекомендованный вид).

Однако, если вы допустите незначительную ошибку при вводе формулы, программа автоматически найдет ее.

Появится окно, в котором программа опишет изменения, которые рекомендуется внести в нее

Просто согласитесь с ними, нажав ОК и условие приобретет корректный вид.

Пример 2

Это более сложный пример, который можно применить на практике.

В нем используется несколько операторов, то есть программа будет проверять сразу два логических параметра.

Примером может служить товарная ведомость, в которой различные модели товара. Выполненные в разных цветах, имеют разную цену.

Алгоритм проверки таков:

  • В первом столбце перечислены порядковые номера моделей;
  • Во втором столбце – возможные цвета, в которых они выполнены;
  • Устанавливаем курсор в ячейку С1;
  • Вводим функцию ЕСЛИ образом, используемым в предыдущим разделе;
  • Условие должно иметь следующий вид: =ЕСЛИ(A4=»белый»;»1800″;ЕСЛИ(A4=»зеленый»;»1500″;»1800″));
  • Теперь нажмите Ввод и согласитесь с предложенными изменениями, если в формуле была допущена ошибка;
  • Примените используемую формулу ко всем ячейкам в столбце цены, кликнув по ячейке С1 и растянув ее на весь столбец.

С практической точки зрения, таким образом, в данном примере мы получили таблицу цен на модели товара в зависимости от цвета, в котором выполнена модель.

Сложности

Считается, что функция работает достаточно стабильно, не дает сбоев, а ее результаты точны даже при очень сложных исходных условиях.

Однако, разработчикам известно о ряде проблем с этой программой, в результате которых происходят неполадки.

Наиболее часто встречаемые известные неполадки, это:

  • Появление цифры ноль в ячейке с результатом, при использовании ЕСЛИ, говорит неполадка об ошибке пользователя, так как он не указал изначальное истинное значение (если ноль появляется при подтверждении истинности условий) или ложное значение (когда ноль появляется при невыполнении условий). Для того, чтобы истинное значение могло возвращаться, укажите значение для значения Истина/Ложь;
  • Появление символов #ИМЯ? в ячейке с результатом – свидетельство того, что в логической формуле, задающей условие, допущена ошибка. Потому программа не может выполнить никакие ее условия и проверить их на истинность.

Как видно из описаний, проблемы неспецифические, и характерны для большинства функций в данном приложении, так как зависят от пользователя.

Для одновременного использования доступно до 64 операторов ЕСЛИ, то есть при хорошем владении функцией можно построить из них сложную логическую цепочку для проверки значений.

Однако делать этого не рекомендуется даже при хорошем владении программой.

Дело в том, что допусти пользователь незначительную ошибку – в 75% случаев формула, конечно сработает. Но вот еще в 25% случаев – выдаст непредвиденный результат выполнения. Заметить ошибку, а тем более отыскать ее в сложной многоступенчатой логической формуле достаточно сложно даже профессионалу.

Кроме того, использование таких длинных цепочек с множественными операторами очень сложное и трудоемкое.

Если вы отвлечетесь от работы, то, вернувшись к ней через какое-то время, вряд ли поймете, что именно пытались сделать (еще хуже, если работу придется переделывать/доделывать за кем-то еще).

В большинстве случаев гораздо проще разбить эту формулу на несколько простых коротких логических цепочек.

По мере нарастания количества операторов в формуле, нарастает количество используемых открывающих и закрывающих круглых скобок. Отследить их точность бывает крайне сложно.

Вывод

Без сомнений, функция ЕСЛИ – необходимая в некоторых случаях и относительна удобная возможность, представленная разработчиками для пользователей.

Однако использовать ее лучше только тогда, когда вы точно знаете, что и как собираетесь делать (но даже тогда лучше не допускать излишних усложнений во избежание того, что в формулу закрадется незаметная ошибка).

Когда вы не совсем хорошо разбираетесь в ее применении, она может только усложнить вам работу с приложением.

Источник

Источник: https://pomogaemkompu.temaretik.com/1455110224323020907/kak-ispolzovat-funktsiyu-esli-v-excel---poshagovaya-instruktsiya-2018/

Как работать в Excel пошаговая инструкция – Офис Ассист

Учимся работать в Excel - пошаговая инструкция, основные функции

Excel входит в пакет офисных программ Microsoft. Она используется как редактор электронных таблиц и рассматривается в практическом применении как бухгалтерская программа, предназначенная для обработки информации.

  • Начальная стадия работы
  • Работа с лишними пробелами
  • Нумерация ячеек и строк
  • Работа с формулами суммирования
  • Формулы деление/умножение
  • Использование функции ВПР

И на деле эта программа, появившаяся в 1987 году, действительно оправдывает название. Если вы осилите формулы в Excel для чайников, то справитесь с задачами и сложнее.

Работа в Excel с формулами и другими функциями нужна для:

  1. организации бухгалтерского учета;
  2. создания бланков документации;
  3. выполнения вычислений;
  4. анализа данных с помощью диаграмм.

Для начинающих знание возможностей этой программы поможет с решением различных задач.

Умения пригодятся при работе с такими объектами:

  • журналы хозяйственных операций;
  • счета-фактуры;
  • расчетно-платежные ведомости
  • накладные и прочее.

Начальная стадия работы

Чтобы научиться работать в Excel самостоятельно начинайте с простейших действий. В этом вам поможет изложенная ниже информация.

Начальный и простейший этап работы включает редактирование ячеек. Этот процесс означает в Экселе ввод данных в область ячейки или выполнение других манипуляций с содержимым в ней.

Для начала работы создайте документ Эксель, дайте ему название и откройте. Выделив необходимую ячейку одним щелком левой клавиши мышки, внесите текстовые или числовые значения в ее поле. Этот процесс отразится сразу в двух местах: в самой ячейке и в строке формул, которая имеет пометку fx и располагается сразу над таблицей.

Введенная информация сохранится только после нажатия клавиши Enter.

Работать в программе Excel с данными ячеек легко:

  1. Удаление неверно введенного символа выполняется с помощью клавиши BackSpacе (если данные еще не сохранены). После нажатия кнопки Enter редактировать информацию можно только после повторной активации ячейки. При этом введенные ранее в это поле данные удалятся.
  2. При желании частично изменить текст или числовые значения активируйте поле двойным щелчком. В результате этого появится курсор. Установите его в нужное место и, удалив неверную часть данных кнопкой BackSpacе (удаление знака слева от курсора) или Delete (удаления знака справа от курсора).

Работа с лишними пробелами

При вставке числовых значений из другого документа путем копирования в ячейках возникают лишние пробелы. .

Поэтому выравнивание будет выполнено по левому краю.

Убрать пробелы в ячейках Excel можно так:

  • Перейдите на вкладку «».
  • Рекомендуется сразу выделить весь диапазон ячеек и ввести скопированный пробел в появившемся меню. После чего нажать «Заменить все».

Нумерация ячеек и строк

Автоматическая нумерация строк в Excel выполняется несколькими способами. Простейший из них — перетаскивание специального маркера.

В Excel пронумеровать ячейки можно так:

  • Введите в соответствующие ячейки (две) числовые значения по порядку.

Кроме этого можно задать порядок четных чисел. Для этого в данные ячейки вводятся значения «2» и «4» (при перетаскивании маркера последующие ячейки заполнятся числами «6», «8» и т.д.).

  • Нажмите левую клавишу мыши на этом квадратике и перетяните маркер вниз на необходимое количество ячеек, увеличивая этот блок. Значения автоматически заполнят выделенную зону в необходимой последовательности.

Работа с формулами суммирования

Программой предусматривается возможность выполнять математические действия с ячейками. Для этого достаточно ввести формулу в таблицу Эксель в упомянутую ранее строку формул.

Рассмотрим некоторые формулы Excel с примерами. В данном случае будут взяты основные математические манипуляции с числами.

Создать формулу в Excel для суммирования ячеек можно следующим образом:

  • Заполните таблицу данными.
  • Нажмите на пометку fx в строке формул. Появится окно, предлагающее выполнить определенные действия.
  • Появится окошко формулы, отражающее названия крайних ячеек.

Функция в Excel больше или равно предполагает сравнение чисел, которые могу либо превышать заданный параметр, либо соответствовать ему. Другими словами сложение чисел выполняется с определенным условием.

Формулы деление/умножение

Кроме суммирования существует функция деления в Excel, а также умножения. Ввести эти формулы можно аналогичным способом, выбрав вместо СУММ соответствующее действие.

Формула деления в Excel может быть введена вручную:

  • Через строку формул выполняется просмотр и коррекция данных. Введя числовые значения в таблицу, активируйте необходимое поле для размещения результата и кликните на поле строки fx.
  • Щелкните на ячейке с делимым числом.

Сделать формулу в Excel можно так:

  • В качестве примера возьмем табличку с фамилиями и суммами.
  • Активируем поле с фамилией «Васильев» и через значок строки fx вызываем меню с формулами.
  • Чтобы обозначить рамки поиска в строку «Номер столбца» введите двойку.

Как видно на изображении выше, мы изменили адрес «А17» на «А18», выполняя поиск по другой фамилии. На примере показана небольшая таблица. В этом и состоит функция ВПР в Excel для чайников.

Можно работать и с большим объемом информации, которая будет иметь более беспорядочное расположение.

Источник: http://officeassist.ru/excel/kak-rabotat-v-excel-poshagovaya-instrukciya/

12 простых приёмов для ускоренной работы в Excel

Учимся работать в Excel - пошаговая инструкция, основные функции

Если для построенной диаграммы на листе появились новые данные, которые нужно добавить, то можно просто выделить диапазон с новой информацией, скопировать его (Ctrl + C) и потом вставить прямо в диаграмму (Ctrl + V).

2. Мгновенное заполнение (Flash Fill)

Предположим, у вас есть список полных ФИО (Иванов Иван Иванович), которые вам надо превратить в сокращённые (Иванов И. И.). Чтобы сделать это, нужно просто начать писать желаемый текст в соседнем столбце вручную.

На второй или третьей строке Excel попытается предугадать наши действия и выполнит дальнейшую обработку автоматически. Останется только нажать клавишу Enter для подтверждения, и все имена будут преобразованы мгновенно.

Подобным образом можно извлекать имена из email, склеивать ФИО из фрагментов и так далее.

3. Копирование без нарушения форматов

Вы, скорее всего, знаете о волшебном маркере автозаполнения. Это тонкий чёрный крест в правом нижнем углу ячейки, потянув за который можно скопировать содержимое ячейки или формулу сразу на несколько ячеек.

Однако есть один неприятный нюанс: такое копирование часто нарушает дизайн таблицы, так как копируется не только формула, но и формат ячейки. Этого можно избежать.

Сразу после того, как потянули за чёрный крест, нажмите на смарт-тег — специальный значок, появляющийся в правом нижнем углу скопированной области.

Если выбрать опцию «Копировать только значения» (Fill Without Formatting), то Excel скопирует вашу формулу без формата и не будет портить оформление.

4. Отображение данных из таблицы Excel на карте

В Excel можно быстро отобразить на интерактивной карте ваши геоданные, например продажи по городам. Для этого нужно перейти в «Магазин приложений» (Office Store) на вкладке «Вставка» (Insert) и установить оттуда плагин «Карты Bing» (Bing Maps). Это можно сделать и по прямой ссылке с сайта, нажав кнопку Get It Now.

После добавления модуля его можно выбрать в выпадающем списке «Мои приложения» (My Apps) на вкладке «Вставка» (Insert) и поместить на ваш рабочий лист. Останется выделить ваши ячейки с данными и нажать на кнопку Show Locations в модуле карты, чтобы увидеть наши данные на ней. При желании в настройках плагина можно выбрать тип диаграммы и цвета для отображения.

5. Быстрый переход к нужному листу

Если в файле количество рабочих листов перевалило за 10, то ориентироваться в них становится трудновато. Щёлкните правой кнопкой мыши по любой из кнопок прокрутки ярлычков листов в левом нижнем углу экрана. Появится оглавление, и на любой нужный лист можно будет перейти мгновенно.

6. Преобразование строк в столбцы и обратно

Если вам когда-нибудь приходилось руками перекладывать ячейки из строк в столбцы, то вы оцените следующий трюк:

  1. Выделите диапазон.
  2. Скопируйте его (Ctrl + C) или, нажав на правую кнопку мыши, выберите «Копировать» (Copy).
  3. Щёлкните правой кнопкой мыши по ячейке, куда хотите вставить данные, и выберите в контекстном меню один из вариантов специальной вставки — значок «Транспонировать» (Transpose). В старых версиях Excel нет такого значка, но можно решить проблему с помощью специальной вставки (Ctrl + Alt + V) и выбора опции «Транспонировать» (Transpose).

7. Выпадающий список в ячейке

Если в какую-либо ячейку предполагается ввод строго определённых значений из разрешённого набора (например, только «да» и «нет» или только из списка отделов компании и так далее), то это можно легко организовать при помощи выпадающего списка.

  1. Выделите ячейку (или диапазон ячеек), в которых должно быть такое ограничение.
  2. Нажмите кнопку «Проверка данных» на вкладке «Данные» (Data → Validation).
  3. В выпадающем списке «Тип» (Allow) выберите вариант «Список» (List).
  4. В поле «Источник» (Source) задайте диапазон, содержащий эталонные варианты элементов, которые и будут впоследствии выпадать при вводе.

8. Умная таблица

Если выделить диапазон с данными и на вкладке «» нажать «Форматировать как таблицу» (Home → Format as Table), то наш список будет преобразован в умную таблицу, которая умеет много полезного:

  1. Автоматически растягивается при дописывании к ней новых строк или столбцов.
  2. Введённые формулы автоматом будут копироваться на весь столбец.
  3. Шапка такой таблицы автоматически закрепляется при прокрутке, и в ней включаются кнопки фильтра для отбора и сортировки.
  4. На появившейся вкладке «Конструктор» (Design) в такую таблицу можно добавить строку итогов с автоматическим вычислением.

9. Спарклайны

Спарклайны — это нарисованные прямо в ячейках миниатюрные диаграммы, наглядно отображающие динамику наших данных. Чтобы их создать, нажмите кнопку «График» (Line) или «Гистограмма» (Columns) в группе «Спарклайны» (Sparklines) на вкладке «Вставка» (Insert). В открывшемся окне укажите диапазон с исходными числовыми данными и ячейки, куда вы хотите вывести спарклайны.

После нажатия на кнопку «ОК» Microsoft Excel создаст их в указанных ячейках. На появившейся вкладке «Конструктор» (Design) можно дополнительно настроить их цвет, тип, включить отображение минимальных и максимальных значений и так далее.

10. Восстановление несохранённых файлов

Представьте: вы закрываете отчёт, с которым возились последнюю половину дня, и в появившемся диалоговом окне «Сохранить изменения в файле?» вдруг зачем-то жмёте «Нет». Офис оглашает ваш истошный вопль, но уже поздно: несколько последних часов работы пошли псу под хвост.

На самом деле есть шанс исправить ситуацию. Если у вас Excel 2010, то нажмите на «Файл» → «Последние» (File → Recent) и найдите в правом нижнем углу экрана кнопку «Восстановить несохранённые книги» (Recover Unsaved Workbooks).

В Excel 2013 путь немного другой: «Файл» → «Сведения» → «Управление версиями» → «Восстановить несохранённые книги» (File — Properties — Recover Unsaved Workbooks).

В последующих версиях Excel следует открывать «Файл» → «Сведения» → «Управление книгой».

Откроется специальная папка из недр Microsoft Office, куда на такой случай сохраняются временные копии всех созданных или изменённых, но несохранённых книг.

11. Сравнение двух диапазонов на отличия и совпадения

Иногда при работе в Excel возникает необходимость сравнить два списка и быстро найти элементы, которые в них совпадают или отличаются. Вот самый быстрый и наглядный способ сделать это:

  1. Выделите оба сравниваемых столбца (удерживая клавишу Ctrl).
  2. Выберите на вкладке «» → «Условное форматирование» → «Правила выделения ячеек» → «Повторяющиеся значения» (Home → Conditional formatting → Highlight Cell Rules → Duplicate Values).
  3. Выберите вариант «Уникальные» (Unique) в раскрывающемся списке.

12. Подбор (подгонка) результатов расчёта под нужные значения

Вы когда-нибудь подбирали входные значения в вашем расчёте Excel, чтобы получить на выходе нужный результат? В такие моменты чувствуешь себя матёрым артиллеристом: всего-то пара десятков итераций «недолёт — перелёт» — и вот оно, долгожданное попадание!

Microsoft Excel сможет сделать такую подгонку за вас, причём быстрее и точнее. Для этого нажмите на вкладке «Данные» кнопку «Анализ „что если“» и выберите команду «Подбор параметра» (Insert → What If Analysis → Goal Seek).

В появившемся окне задайте ячейку, где хотите подобрать нужное значение, желаемый результат и входную ячейку, которая должна измениться.

После нажатия на «ОК» Excel выполнит до 100 «выстрелов», чтобы подобрать требуемый вами итог с точностью до 0,001.

Источник: https://Lifehacker.ru/uskorennaja-rabota-v-excel/

Как работать в программе Excel: пошаговая инструкция для чайников

Учимся работать в Excel - пошаговая инструкция, основные функции

Excel входит в пакет офисных программ Microsoft. Она используется как редактор электронных таблиц и рассматривается в практическом применении как бухгалтерская программа, предназначенная для обработки информации.

Знали ли вы, что Excel – сокращенная форма английского слова «exellent», означающего «превосходный»

И на деле эта программа, появившаяся в 1987 году, действительно оправдывает название. Если вы осилите формулы в Excel для чайников, то справитесь с задачами и сложнее.

Работа в Excel с формулами и другими функциями нужна для:

  1. организации бухгалтерского учета;
  2. создания бланков документации;
  3. выполнения вычислений;
  4. анализа данных с помощью диаграмм.

Для начинающих знание возможностей этой программы поможет с решением различных задач.

Умения пригодятся при работе с такими объектами:

  • журналы хозяйственных операций;
  • счета-фактуры;
  • расчетно-платежные ведомости
  • накладные и прочее.

Начальная стадия работы

Чтобы научиться работать в Excel самостоятельно начинайте с простейших действий. В этом вам поможет изложенная ниже информация.

Начальный и простейший этап работы включает редактирование ячеек. Этот процесс означает в Экселе ввод данных в область ячейки или выполнение других манипуляций с содержимым в ней.

Для начала работы создайте документ Эксель, дайте ему название и откройте. Выделив необходимую ячейку одним щелком левой клавиши мышки, внесите текстовые или числовые значения в ее поле. Этот процесс отразится сразу в двух местах: в самой ячейке и в строке формул, которая имеет пометку fx и располагается сразу над таблицей.

Введенная информация сохранится только после нажатия клавиши Enter.

Работать в программе Excel с данными ячеек легко:

  1. Удаление неверно введенного символа выполняется с помощью клавиши BackSpacе (если данные еще не сохранены). После нажатия кнопки Enter редактировать информацию можно только после повторной активации ячейки. При этом введенные ранее в это поле данные удалятся.
  2. При желании частично изменить текст или числовые значения активируйте поле двойным щелчком. В результате этого появится курсор. Установите его в нужное место и, удалив неверную часть данных кнопкой BackSpacе (удаление знака слева от курсора) или Delete (удаления знака справа от курсора).

Работа с лишними пробелами

При вставке числовых значений из другого документа путем копирования в ячейках возникают лишние пробелы. .

Это проявляется в форматировании – числа с пробелами воспринимаются программой как текст

Поэтому выравнивание будет выполнено по левому краю.

Убрать пробелы в ячейках Excel можно так:

рис.1. Скопируйте лишний пробел в ячейке

  • Перейдите на вкладку «».

рис.2. Воспользовавшись функцией «Найти и выделить», а затем «Заменить»
рис.3. Путем нажатия клавиш «Ctrl + H» можно выполнить быстрый вызов меню для поиска и замены

  • Рекомендуется сразу выделить весь диапазон ячеек и ввести скопированный пробел в появившемся меню. После чего нажать «Заменить все».

рис.4. В результате этого появится сообщение, отражающее количество выполненных замен

Нумерация ячеек и строк

Автоматическая нумерация строк в Excel выполняется несколькими способами. Простейший из них – перетаскивание специального маркера.

В Excel пронумеровать ячейки можно так:

  • Введите в соответствующие ячейки (две) числовые значения по порядку.

рис.1. Может использоваться последовательная нумерация, как на изображении ниже, или порядковые числа, например, «108» и «109»

Кроме этого можно задать порядок четных чисел. Для этого в данные ячейки вводятся значения «2» и «4» (при перетаскивании маркера последующие ячейки заполнятся числами «6», «8» и т.д.).

рис.2. Выделите эти ячейки в один блок и наведите курсор на квадратик, расположенный в нижней части блока с правой стороны

  • Нажмите левую клавишу мыши на этом квадратике и перетяните маркер вниз на необходимое количество ячеек, увеличивая этот блок. Значения автоматически заполнят выделенную зону в необходимой последовательности.

Кроме этого вы можете писать числа в ячейки, расположенные в соседних столбцах. После этого потяните маркер вдоль строки, заполняя ее

Работа с формулами суммирования

Программой предусматривается возможность выполнять математические действия с ячейками. Для этого достаточно ввести формулу в таблицу Эксель в упомянутую ранее строку формул.

Рассмотрим некоторые формулы Excel с примерами. В данном случае будут взяты основные математические манипуляции с числами.

Создать формулу в Excel для суммирования ячеек можно следующим образом:

  • Заполните таблицу данными.

рис.1. При необходимости получить сумму всех чисел в столбце достаточно активировать пустую ячейку под столбцом

  • Нажмите на пометку fx в строке формул. Появится окно, предлагающее выполнить определенные действия.

рис.2. Для суммирования понадобится команда СУММ, которую нужно выбрать, нажав «OK»

  • Появится окошко формулы, отражающее названия крайних ячеек.

рис.3. Значения в них и все что между ними после нажатия »OK» будут автоматически суммированы программой

рис.4. Результат появится в активированной ячейке

Функция в Excel больше или равно предполагает сравнение чисел, которые могу либо превышать заданный параметр, либо соответствовать ему. Другими словами сложение чисел выполняется с определенным условием.

Для этого используется меню «Данные» и команда «Фильтр»

Формулы деление/умножение

Кроме суммирования существует функция деления в Excel, а также умножения. Ввести эти формулы можно аналогичным способом, выбрав вместо СУММ соответствующее действие.

Формула деления в Excel может быть введена вручную:

  • Через строку формул выполняется просмотр и коррекция данных. Введя числовые значения в таблицу, активируйте необходимое поле для размещения результата и кликните на поле строки fx.

рис.1. Введите с помощью клавиатуры знак «=»

  • Щелкните на ячейке с делимым числом.

рис.2. В строке формул появится ее адрес
рис.3. Введите кнопкой с клавиатуры знак «/» (деление)
рис.4. Щелкните на ячейке с числом-делителем
рис.5. Нажмите кнопку Enter, результат появится в соответствующем месте

Использование функции ВПР

Сделать формулу в Excel можно так:

  • В качестве примера возьмем табличку с фамилиями и суммами.

рис.1. Задание: имея перечень данных, требуется новую таблицу с выборочным содержанием первичной таблицы

  • Активируем поле с фамилией «Васильев» и через значок строки fx вызываем меню с формулами.

рис.2. Здесь нужно выбрать действие ВПР
рис.3. После нажатия «ОК» появляется окошко
рис.4. Добавляем в строку «Искомое значение» необходимую фамилию
рис.5. В строку «Таблица» нужно добавить весь диапазон, в котором будет осуществляться поиск информации

  • Чтобы обозначить рамки поиска в строку «Номер столбца» введите двойку.

рис.6. В данном случае она обозначает номер столбца, где будет выполнен поиск
рис.7. После нажатия «ОК» выполнится перенос данных из первой таблицы во вторую
рис.8. Чтобы выполнить аналогичные манипуляции с другой фамилией из списка, скопируйте формулу
рис.9. Активируйте следующую ячейку и вставьте в строку fx, изменив при этом адрес искомой информации

Как видно на изображении выше, мы изменили адрес «А17» на «А18», выполняя поиск по другой фамилии. На примере показана небольшая таблица. В этом и состоит функция ВПР в Excel для чайников.

Можно работать и с большим объемом информации, которая будет иметь более беспорядочное расположение.

Источник: https://pcyk.ru/program/kak-rabotat-v-programme-excel-poshagovaya-instrukciya-dlya-chajnikov/

Работа в Excel для чайников

Учимся работать в Excel - пошаговая инструкция, основные функции

Первые уроки компьютерной грамотности обычно посвящены изучению программ, входящих в состав пакета Microsoft Office, поэтому многие пользователи ПК, хотя бы поверхностно знакомы с возможностями Excel.

Программа Excel представляет собой табличный редактор, обладающий большим функционалом, но в тоже время достаточно легкий в освоении. Основные операции этой программы под силу изучить всего за несколько часов.

Структура Microsoft Office Excel представлена в виде ячеек, с помощью которых формируются строки и столбцы. Благодаря возможности изменять размер ячейки, объединять несколько ячеек в одну, можно создавать сложные таблицы, например, состоящие из нескольких встроенных таблиц. Количество листов документов ограничено только объемом жесткого диска вашего компьютера.

Программа содержит в себе большое количество удобных и эффективных инструментов. Мастер диаграмм считается одним из самых востребованных из них и позволяет всего за несколько минут построить диаграмму на основе табличных данных с разнообразным графическим оформлением.

Кроме простого ручного ввода данных, поддерживает Excel и импорт их из документов, созданных в других форматах.

Excel позволяет не только создавать таблицы, но и выполнять математические расчеты разной степени сложности.

Excel предполагает как простые вычисления, так и сложнейшие математические операции, на основе которых иногда строится специальная итоговая таблица. Все расчеты в Excel осуществляются путем ввода формул.

Например, пред нами стоит задача вычислить цену за всю партию товара. Для этого открываем Excel и начинаем строить таблицу.

В ячейку А1 вписываем «Количество», в ячейку В1 — «Цена за единицу товара», в ячейку С1 — «Цена за всю партию». Теперь заполняем таблицу данными.

Чтобы произвести расчет в ячейке С2 вводим знак =, далее кликаем мышкой по ячейке А2, нажимаем на клавиатуре знак умножения *, кликаем по ячейке В2 и нажимаем Enter.

Если все сделано правильно, мы узнаем цену за всю партию товара. Естественно, здесь показан пример самого простого расчета, так как Excel под силу даже самые сложные вычисления, поддерживает программа и встроенные языки программирования.

Чтобы документ выглядел более информативно, кроме диаграмм, сами таблицы также можно оформить, применив многочисленные возможности форматирования.

Любую колонку или строку легко выделить другим цветом, также есть в программе опция автоформат, позволяющая оформить свою таблицу в точности так же, как и один из многочисленных шаблонов. Чтобы посмотреть полученный результат нужно воспользоваться опцией раздела меню файл «Предварительный просмотр».

12 простых приёмов для эффективной работы в Excel

Все, о чем вы хотели знать, но боялись спросить.

Человеку непосвященному программа работы с таблицами Excel кажется огромной, непонятной и оттого — пугающей. На самом деле это удобный инструмент, и если знать небольшие хитрости, то можно сильно сократить время на выполнение обычных функций.

1. Быстро добавить новые данные в диаграмму:

Если для вашей уже построенной диаграммы на листе появились новые данные, которые нужно добавить, то можно просто выделить диапазон с новой информацией, скопировать его (Ctrl + C) и потом вставить прямо в диаграмму (Ctrl + V).

3. Скопировать без нарушения форматов

Вы, скорее всего, знаете про «волшебный» маркер автозаполнения — тонкий чёрный крест в правом нижнем углу ячейки, потянув за который можно скопировать содержимое ячейки или формулу сразу на несколько ячеек.

Однако есть один неприятный нюанс: такое копирование часто нарушает дизайн таблицы, т. к. копируется не только формула, но и формат ячейки.

Этого можно избежать, если сразу после протягивания чёрным крестом нажать на смарт-тег — специальный значок, появляющийся в правом нижнем углу скопированной области.

Если выбрать опцию «Копировать только значения» (Fill Without Formatting), то Microsoft Excel скопирует вашу формулу без формата и не будет портить оформление.

4. Отображение данных из таблицы Excel на карте

В последней версии Excel 2013 появилась возможность быстро отобразить на интерактивной карте ваши геоданные, например продажи по городам и т. п. Для этого нужно перейти в «Магазин приложений» (Office Store) на вкладке «Вставка» (Insert) и установить оттуда плагин Bing Maps.

Это можно сделать и по прямой ссылке с сайта, нажав кнопку Add. После добавления модуля его можно выбрать в выпадающем списке «Мои приложения» (My Apps) на вкладке «Вставка» (Insert) и поместить на ваш рабочий лист. Останется выделить ваши ячейки с данными и нажать на кнопку Show Locations в модуле карты, чтобы увидеть наши данные на ней.

При желании в настройках плагина можно выбрать тип диаграммы и цвета для отображения.

5. Быстрый переход к нужному листу

Появится оглавление, и на любой нужный лист можно будет перейти мгновенно.

Также можно создать на отдельном листе оглавление с гиперссылками. Это чуть сложнее, но зачастую удобнее.

6. Преобразование строк в столбцы и обратно

Если вам когда-нибудь приходилось руками перекладывать ячейки из строк в столбцы, то вы оцените следующий трюк:

  1. Выделите диапазон.
  2. Скопируйте его (Ctrl + C) или, нажав на правую кнопку мыши, выберите «Копировать» (Copy).
  3. Щёлкните правой кнопкой мыши по ячейке, куда хотите вставить данные, и выберите в контекстном меню один из вариантов специальной вставки — значок «Транспонировать» (Transpose).

В старых версиях Excel нет такого значка, но можно решить проблему с помощью специальной вставки (Ctrl + Alt + V) и выбора опции «Транспонировать» (Transpose).

7. Выпадающий список в ячейке

Если в какую-либо ячейку предполагается ввод строго определённых значений из разрешённого набора (например, только «да» и «нет» или только из списка отделов компании и т. д.), то это можно легко организовать при помощи выпадающего списка:

  1. Выделите ячейку (или диапазон ячеек), в которых должно быть такое ограничение.
  2. Нажмите кнопку «Проверка данных» на вкладке «Данные» (Data — Validation).
  3. В выпадающем списке «Тип» (Allow) выберите вариант «Список» (List).
  4. В поле «Источник» (Source) задайте диапазон, содержащий эталонные варианты элементов, которые и будут впоследствии выпадать при вводе.

Продвинутые трюки из той же серии: выпадающий список с наполнением, связанные выпадающие списки, выпадающий список с фотографией и т. д.

8. «Умная» таблица

Если выделить диапазон с данными и на вкладке «» нажать «Форматировать как таблицу» (Home — Format as Table), то наш список будет преобразован в «умную» таблицу, которая (кроме модной полосатой раскраски) умеет много полезного:

  1. Автоматически растягиваться при дописывании к ней новых строк или столбцов.
  2. Введённые формулы автоматом будут копироваться на весь столбец.
  3. Шапка такой таблицы автоматически закрепляется при прокрутке, и в ней включаются кнопки фильтра для отбора и сортировки.
  4. На появившейся вкладке «Конструктор» (Design) в такую таблицу можно добавить строку итогов с автоматическим вычислением.

11. Сравнение двух диапазонов на отличия и совпадения

Весьма часто при работе в Excel возникает необходимость сравнить два списка и быстро найти элементы, которые в них совпадают или отличаются. Самый быстрый и наглядный способ сделать это:

  1. Выделите оба сравниваемых столбца (удерживая клавишу Ctrl).
  2. Выберите на вкладке «» — «Условное форматирование» — «Правила выделения ячеек» — «Повторяющиеся значения» (Home — Conditional formatting — Highlight Cell Rules — Duplicate Values).
  3. Выберите вариант «Уникальные» (Unique) в раскрывающемся списке.
Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.